Einsteigerkurs

Besser organisiert in 7 Tagen

1. Mache dir eine Liste von Themen, die dir in deinem Leben gerade wichtig sind.
   
   Denke an private und berufliche Themen, zum Beispiel Projekte, den nächsten Urlaub, anstehende Veränderungen, usw. Die Themen müssen nicht besonders sortiert oder formuliert sein. Schreibe sie nur irgendwo hin, wo du sie während der Woche wiederfindest.
2. Schreibe auch auf, wie du dich fühlst, wenn du an Dinge denkst, die du zu tun hast.
   
   Bist du gestresst oder entspannt? Überfordert oder gelangweilt? Machen dir die Dinge Spaß?
3. Setze dir einen Bookmark auf diese Seite und die YouTube Playliste.

Starte in den Tag

Öffne die kostenlose Version Ungebunden von todoListo.

Während des Tages

Sammle deine Aufgaben in todoListo.

Lasse den Tag ausklingen

Räume deine To-do-Liste auf.

Starte in den Tag

1. Öffne todoListo und verschaffe dir einen Überblick was heute zu tun ist.
2. Verschiebe Aufgaben
   
   Schiebe wichtige Aufgaben nach oben. Rücke Aufgaben als Unteraufgaben ein für mehr Struktur.
3. Ergänze Notizen zu den Aufgaben
   
   Zum Beispiel kannst du dir notieren, in welcher Datei oder E-Mail weitere Informationen zu der Aufgabe stehen. Oder du kannst dir Arbeitsschritte notieren, die du zu kleinteilig für eine eigene Aufgabe erachtest.

Während des Tages

Verwalte heute weiter deine Aufgaben in todoListo.

Lasse den Tag ausklingen

1. Räume deine Aufgaben auf.
   
   Hake erledigte Aufgaben ab und lösche sie. Verschiebe Aufgaben, fasse Aufgaben zusammen, etc. Hast du noch Dinge, die dir im Kopf herumschwirren? Z.B. weitere Aufgaben, Ideen wie du morgen eine Aufgabe angehen möchtest oder Informationen aus einem Gespräch? Schreibe all das auf, entweder als Aufgabe oder Notiz an einer Aufgabe.
2. Nutze die Info-Eigenschaft.
   
   In deiner Liste gibt es sicher Aufgaben, die besonders wichtig sind oder sich wiederholen oder ein Termin sind. Weise diesen eine vordefinierte Info-Eigenschaft zu (oder definiere dir eigene).
3. Sichere deine Daten. (optional)
   
   Wenn du mit der Version Ungebunden arbeitest, werden deine Daten in deinem Browser gespeichert. Wie lange der Browser diese Daten speichert, können wir technisch nicht beeinflussen. Deshalb ist es sinnvoll, deine Daten zusätzlich ab und zu in eine Datei zu speichern. Außerdem kannst du deine Daten so auch zwischen Geräten austauschen. In der Version Vernetzt ist das nicht nötig, weil alles sicher auf unserem Server gespeichert und von überall zugreifbar ist.

Starte in den Tag

1. Öffne todoListo und verschaffe dir einen Überblick was heute zu tun ist.
2. Lege dir Zeiträume an.
   
   Starte mit einem Zeitraum für den aktuellen Tag, alle Tage dieser Woche, die aktuelle Woche als übergeordnete Struktur. Definiere weitere Zeiträume, z.B. kommende Wochen oder Monate. Du musst nicht zu lange darüber nachdenken, da du jederzeit neue Zeiträume definieren, ändern und löschen kannst.
3. Weise deinen Aufgaben Zeiträume zu.
   
   Damit es schneller geht, kannst du Aufgaben koppeln und so mehreren Aufgaben den gleichen Zeitraum zuordnen. Vergiss nicht, die Kopplung danach wieder aufzulösen.
4. Gruppiere deine Aufgaben nach Zeiträumen.
   
   Schließe alle Boxen außer der für die aktuelle Woche und den heutigen Tag. So kannst du dich auf das konzentrieren, was heute ansteht.

Während des Tages

Probiere aus wie du mit neuen Aufgaben umgehen willst, die sich heute ergeben. Zum Beispiel kannst du sie alle in den heutigen Tag schreiben und am Abend in andere Zeiträume verschieben. Oder du schreibst neue Aufgaben direkt in den Zeitraum, wo du denkst, dass du sie erledigen willst. Oder du machst dir einen Abschnitt neue Aufgaben und verschiebst sie am Ende des Tages auf andere Zeiträume.

Lasse den Tag ausklingen

1. Räume deine Aufgaben auf.
   
   Hake erledigte Aufgaben ab und lösche sie. Welche Aufgaben von heute sind noch übrig? Gib ihnen eventuell mehr Struktur durch Unteraufgaben oder fasse Aufgaben zusammen. Überlege dann, wann du die Aufgaben erledigen möchtest. Schaue dazu die Aufgabenzählung an den Kästen an und öffne Kästen, um zu sehen, wo die Aufgabe thematisch gut dazupassen würde. Du kannst auch mal die Gruppierung aufheben und in der flachen Liste arbeiten. Oder du kannst den Zeitraum an der Aufgabe komplett entfernen und sie so in dem Auffangkasten am Ende der Liste sammeln.
2. Freue dich auf morgen.
   
   Gruppiere wieder nach Aufgaben, falls du in der flachen Liste gearbeitet hast. Öffne den Kasten für morgen und schließe alle anderen. Vergleiche die Aufgabenzählung oben in der Menüleiste mit den Aufgaben für morgen. Du siehst: durch die Struktur kannst du deine Aufmerksamkeit auf das Wesentliche konzentrieren ohne andere Themen aufgeben zu müssen.

Starte in den Tag

1. Hole deine Themenliste von Tag 1 heraus.
   
   Vergleiche die Themen auf deiner Liste mit den Aufgaben, die du in todoListo gesammelt hast. Passen die Aufgaben zu den Themen? Vielleicht kannst du das auf den ersten Blick nicht beurteilen. Kein Problem, dann erledige erst die nächsten Punkte.
2. Lege dir Kategorien an.
   
   Gehe in die Eigenschaften-Ansicht und lege dir dort Kategorien an für die Themen auf deiner Liste. Wenn dir durch die Beschäftigung mit deinen Aufgaben noch weitere Themen oder andere Strukturen (z.B. Leute mit denen du arbeitest) einfallen, lege diese auch schon mal an. Wie immer muss das nicht perfekt sein, du kannst Kategorien jederzeit ändern, löschen und neu anlegen. Bringe eine Struktur in deine Themen durch Einrückung und Verwendung von gleichen Farben für ähnliche Kategorien.
3. Weise deinen Aufgaben Kategorien zu.
   
   Du kannst einer Aufgabe beliebig viele Kategorien zuweisen. Wenn du zu einer Aufgabe keine passende Kategorie hast, überlege:

   • Passt die Aufgabe in eine Kategorie, die du noch nicht angelegt hast? Dann lege die Kategorie an.
   • Passt die Aufgabe zu keinem Thema, das dir wichtig ist? Dann könnte es sein, dass die Aufgabe auch nicht wichtig ist und du kannst sie löschen.
   • Oder sie ist eben einfach ein Sonderling und bleibt ohne Kategorie, auch das ist völlig in Ordnung.
4. Sortiere deine Aufgaben nach Kategorien.
   
   Je nachdem, wie viele Aufgaben du hast, kannst du die Aufgaben innerhalb eines Zeitraums sortieren lassen oder du hebst die Gruppierung auf und lässt die komplette Aufgabenliste sortieren. Jetzt sollten Aufgaben nebeneinander stehen, die thematisch zusammenpassen und die du am besten auch gemeinsam erledigen solltest.

Während des Tages

Probiere heute aus, wie du am liebsten arbeiten möchtest. Gruppierst du wieder nach Zeiträumen oder gruppierst du deine Aufgaben nach Kategorien? Du kannst die Perspektiven auch jederzeit wechseln. Übrigens kannst du auch auf dem Tab Eigenschaften alle Aufgaben zu einer Kategorie oder zu einem Zeitraum in der Seitenleiste anzeigen lassen.

Lasse den Tag ausklingen

1. Räume deine Aufgaben auf.
   
   Wie jeden Tag: strukturiere deine Aufgaben, füge Notizen, Zeiträume, Kategorien und Infos hinzu.
2. Mache dir deine Prioritäten bewusst.
   
   Gehe zum Tab Eigenschaften und schaue dir deine Kategorien genauer an. Wie viele Kategorien hast du? Gehen dir schon die Farben aus? Dann hast du wahrscheinlich zu viel zu tun oder hast sehr detaillierte Kategorien. Wie viele Aufgaben und Unterkategorien hast du jeweils? Repräsentieren diese Zahlen die Wichtigkeit der Kategorie? Du solltest die Zahlen nicht überbewerten, weil Aufgaben unterschiedlich groß sind, aber es gibt dir einen Hinweis, ob deine Aufgabenliste zu deinen Prioritäten passt.

1. Öffne todoListo und starte in den Tag.
   
   Die nächsten Schritte helfen dir für einen längerfristigen Überblick und die Planung deiner Aufgaben. Entscheide, ob du diese jetzt machen willst oder erst einmal mit deinen Aufgaben für heute loslegst und am Ende des Tages planen möchtest.
2. Ergänze Notizen für Eigenschaften.
   
   Du kannst nicht nur an Aufgaben Notizen speichern, sondern auch an Eigenschaften (also Zeiträumen, Kategorien und Infos). Zusätzlich kannst du an den Eigenschaften einen kleinen Kommentar anbringen um z.B. einer Woche ein Thema zu geben (z.B. Projekt X abschließen oder Kleinkram abarbeiten). So kannst du deine Aufgaben noch besser planen und längerfristige Themen zum Abschluss bringen.
3. Feile an den Eigenschaften.
   
   Hast du Aufgaben mit mehr als 3 Kategorien? Das ist völlig in Ordnung, aber machmal kann es übersichtlicher sein, statt einer Kategorie eine Info zu verwenden. Du erinnerst dich: an Tag 3 hast du vordefinierte Infos zugewiesen. Du kannst auch selbst Infos definieren, z.B. um Prioritäten an Aufgaben zu definieren oder gewisse Arten von Arbeitsschritten (z.B. Recherchieren, Dokumentieren). Und auch Zeiträume kannst du nutzen für eine zusätzliche thematische Gliederung. Denke daran, dass das alles nicht in Stein gemeißelt ist. Du solltest regelmäßig prüfen, ob deine Gliederung noch deinen Prioritäten entspricht.
4. Akzeptiere die Realität.
   
   Wieviele Aufgaben hast du auf der Liste? Passt dir die Zahl oder fühlst du dich von deinen Aufgaben erschlagen? Wenn es dir zu viele sind:

   • Insbesondere bei Aufgaben, die du weit in die Zukunft geplant oder ohne Zeitraum auf deiner Liste hast: Ist es realistisch, dass du sie je machen wirst? Wenn nicht, lösche sie. Oder wenn dir das zu weh tut, hebe sie als Notiz an der Kategorie auf.
   • Kannst du Aufgaben delegieren? Oder kannst du Abgabetermine verschieben?
   • Kannst du ein Themengebiet erstmal schlafen legen und wieder aufnehmen, wenn ein anderes weniger wichtig geworden ist?

1. Schaue wo du stehst.
   
   Schaue dir deine Aufgabenliste an. Hättest du am Anfang der Woche gedacht, dass es diese Zahl an Aufgaben wird? Passt die Anzahl der Aufgaben in deinen Kategorien zu den Prioritäten, die du am Anfang der Woche als wichtig erachtet hast? Vielleicht fühlst du dich sogar gestresster als vorher, weil du jetzt den Berg an Arbeit siehst. Aber nur so hast du den Überblick und erkennst, wenn du dir zu viel vorgenommen hast.
2. Mach weiter!
   
   Du kannst die Version Ungebunden von todoListo unbegrenzt weiternutzen. Gewöhne dir an, morgens als erstes todoListo zu öffnen. Dieses Video zeigt dir, wie du todoListo immer einfach parat hast. Wenn du an mehreren Geräten arbeiten möchtest, z.B. am Computer und am Handy, kannst du die Version Vernetzt kaufen. Dazu sicherst du dir am besten deine Daten in eine Datei und lädst diese nach deiner Registrierung wieder in todoListo.
3. Lerne weiter!
   
   Wir werden in Zukunft einen Fortsetzungskurs machen mit weiteren Tipps wie man mit zu viel Arbeit zurecht kommt. Wenn du diesen nicht verpassen willst, melde dich zu unserem Newsletter an (auf Englisch). Bis es soweit ist, stöbere durch die Tipps und Tricks auf unserem YouTube-Kanal:

   • Wenn du zu viel auf deiner Liste hast, versuche nicht durch Nacht- oder Wochenendschichten zum Abarbeitungshelden zu werden. Wir alle haben nur 24 Stunden am Tag, mehr geht einfach nicht! Im Video Genieße deine Grenzen findest du Tipps wie du damit umgehst.
   • Grundsätzlich ist es ratsam alles aufzuschreiben. Aber es gibt Ausnahmen, z.B. Dinge, die du sowieso (gern) tust oder feste Gewohnheiten. Man kann sich auch Erinnerungen in der Umgebung platzieren, wo man sie evtl. besser sieht als auf der To-Do-Liste. Anregungen dazu bekommst du in Erinnerung zur richtigen Zeit: Handy vs. Schuh.
   • Sieht deine Liste vielleicht gar nicht übervoll aus, aber du hast keine richtige Lust die Dinge zu erledigen, die da drauf stehen? In unserem Video Mach die Arbeit zum Tanz findest du Tipps wie du Freude an fast jeder Aufgabe findest.