Warum?

Zu viele Meetings ist das Jammerthema Nummer Eins in vielen Unternehmen. Warum tut dann niemand etwas dagegen?

Meetings sind das Symptom, nicht die Krankheit. Die eigentlichen Probleme sind meist vielfältiger und liegen tiefer, zum Beispiel schlechte Vorbereitung der Meetings, unklare Ver­ant­wor­tungs­struk­tur­en oder mangelndes Vertrauen. Die Ursachen zu erkennen und zu beheben, ist eine schwierige Aufgabe.

Und Meetings sind nicht die einzigen Zeitfresser: Verwaltungsarbeiten, Berichte, Kundenfragen. Was davon ist nötig, was ist vermeidbar?

Im Alltagsgeschäft bleibt selten Zeit, diese Gemengelage zu analysieren (man sitzt ja ständig in Meetings 😉). Mit meinem Blick von außen erhalten Sie eine eingehende Analyse und direkt umsetzbare Maßnahmen.

Für wen?

Das Beratungsprojekt ist für Unternehmen oder größere Unternehmensbereiche geeignet. Da die Ursachen vielfältig sind und eine grundlegende Behebung oft mit Änderungen in Führungskultur, Organisationsstrukturen und Kommunikationswegen einhergeht, ist es wichtig, dass die Initiative von der Unternehmens- oder Bereichleitung ausgeht oder zumindest klar unterstützt wird.

Wie?

Egal ob Kleinunternehmen oder Konzern, wichtig ist, dass Veränderung tatsächlich passiert. Die folgenden Schritte sind keine feste Abfolge, sondern typische Aktivitäten in einer Beratung, die ineinander greifen und iterativ zu einem Gesamtbild führen. Der Umfang eines Projekts ist variabel und wird individuell vereinbart.

Umfang abstecken

Wir klären gemeinsam, wo bei Ihnen der Schuh drückt. Sind es vor allem Meetings oder arbeitet die Organisation insgesamt ineffizient? Wieviel Zeit und Budget können oder möchten Sie in das Projekt investieren? Sie stellen Ansprechpersonen zur Verfügung, die mir Einblicke in den Unternehmensalltag geben können.

Messen und Beobachten

Durch Ihre Ansprechpersonen lerne ich Ihre Unternehmenskultur kennen, erhebe messbare Zahlen (z.B. den Zeitanteil, den Ihre Angestellten in Meetings verbringen), führe Interviews und beobachte den Ablauf von Meetings. Meine Einsichten stelle ich Ihnen in übersichtlicher Form mündlich und schriftlich dar (je nach Vereinbarung).

Handlungsoptionen

Mit meiner Analyse zu den Ursachen der Zeitvergeudung erhalten Sie konkrete Empfehlungen für Änderungen. Diese können von sehr einfachen Maßnahmen (bestimmte Meetings ersatzlos streichen) bis zu tiefgreifenden Änderungen (z.B. Austausch von Führungskräften, Veränderung von Organisationsstrukturen) reichen. Welche Sie davon umsetzen, entscheiden natürlich nur Sie.

Umsetzung und Monitoring

Sie entscheiden, ob Sie die Maßnahmen selbst umsetzen möchten oder meine weitere Unterstützung in Anspruch nehmen möchten. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Metriken aus meiner Analyse regelmäßig neu zu messen und dadurch Fortschritte zu erkennen. Es geht dabei nicht darum, Zahlen zum Selbstzweck zu machen, sondern mit Weitblick zu beurteilen, ob man in die richtige Richtung läuft.

Warum?

Ein typischer und einfach zu behebender Grund für ein Übermaß an Besprechungen ist schlechte Vorbereitung.

Bei dieser Schulung lernt man wie man Termine richtig plant und vorbereitet, angefangen von der Gästeliste bis hin zur Nachbereitung.

Für wen?

Für ganze Teams oder Individuen, deren Aufgabe es ist, Besprechungen zu organisieren. Die Schulung von Führungskräften bietet einen besonders starken Hebel, um Meetings in einer Organisation allgemein effizienter zu machen.

Wie?

Die Weiterbildung ist als inhouse-Schulung konzipiert. Eine gute Gruppengröße ist zwischen 5 und 15 Personen. Es gibt auch die Möglichkeit von individuellem Coaching einzelner Personen oder Kleingruppen.

Die genaue Zusammenstellung stimmen wir individuell auf Ihre Bedürfnisse und Möglichkeiten ab. Ein typischer Ablauf sieht so aus:

Methoden-Workshop

Wir nehmen uns Zeit den Nutzen von Meetings zu verstehen und leiten daraus Methoden für die Vorbereitung ab: Auswahl der Teilnehmenden, Erstellung von Einladung und Agenda, Vorbereitung von Informationen und Material. Wir lernen Techniken zu Gesprächsführung und wie man innerhalb der Zeit zu Ergebnissen kommt. Ebenso wichtig ist die Nachbereitung, damit die Beschlüsse in die Tat umgesetzt werden.

Idealerweise findet der Workshop bei Ihnen vor Ort an einem halben Tag statt. Er kann auch als virtuelle Veranstaltung durchgeführt werden. Bei Zeit- oder Budgetengpässen kann ich die Inhalte in einem 1–2-stündigen Vortrag vermitteln, allerdings ist die Wirkung entsprechend reduziert.

Individueller Erfahrungsaustausch

In Follow-Up Sessions besprechen wir die konkreten Erfahrungen der Teilnehmenden. Je nach Möglichkeiten können Teilnehmende sich gegenseitig Feedback aus Meetings geben. Nach Wunsch und Möglichkeit kann ich als Beobachterin an Meetings teilnehmen und mein Feedback geben. An konkreten Situationen werden Inhalte aus dem Methoden-Workshop wiederholt, vertieft und ergänzt.

Ein Termin dauert etwa eine Stunde mit etwa drei Personen pro Gruppe. Die Anzahl und der zeitliche Rahmen hängt davon ab, welche Gelegenheiten für die Teilnehmenden besteht, selbst Meetings zu organisieren und zu leiten. Follow-Up Termine können auch nach Bedarf dazugebucht, je nach Lernfortschritt oder persönlicher Einschätzung der Teilnehmenden.

Warum?

Zu viele Meetings zu haben, ist ein Problem einer Organisation. Wenn diese aber das Problem nicht behebt, kann man auf individueller Ebene versuchen die Situation zu lösen.

Diese Maßnahme ist eine Notlösung. Wenn man einerseits Leistung bringen soll und andererseits von Unternehmensseite mit unnötigen Aufgaben auf Trab gehalten wird, ist das auf Dauer eine Belastung.

Für wen?

Alle, die unter zu vielen Meetings oder anderen Zeitfressern ersticken und der Arbeitgeber das Problem nicht behebt.

Wie?

In dem Coaching können wir dein individuelles Zeitmanagement verbessern. Wir können trainieren mit gutem Beispiel voranzugehen und zumindest deine eigenen Meetings optimal vorzubereiten und durchzuführen (s. Schulungsangebot auf dieser Seite). Oder daran arbeiten, wie du die Verantwortlichen in deiner Organisation davon überzeugen kannst, das Problem bei der Wurzel zu packen. Und wir können Alternativen zu deiner aktuellen beruflichen Situation besprechen.