Die Flut der Möglichkeiten
Oder: Wie man aus dem Spielzeugladen herausfindet

In unserer digitalisierten Welt gibt es unzählige Möglichkeiten wie wir unsere Zeit verbringen können: Leute anrufen, Mitteilungen beantworten, Videos streamen, soziale Medien verfolgen, und zusätzlich die Klassiker: spazierengehen, lesen, Musik hören usw. Dieser Artikel erklärt das Problem aus der psychologischen Perspektive und beinhaltet Tipps für den Alltag wie man mit der ständigen Überflutung an Aktivitätsoptionen umgeht.

Unsere Welt ist voller Möglichkeiten: Dinge die wir kaufen könnten, Dinge die wir erleben könnten, Dinge die wir erreichen könnten. Ich fühle mich oft wie ein kleines Mädchen, das zu ihrem Geburtstag mit ihrer Großmutter in einen Spielzeugladen geht, um sich dort ihr eigenes Geschenk aussuchen zu dürfen. Klingt erstmal gut, oder? Aber ich will doch nicht ein Spielzeug in diesem Laden, ich will sie alle! Und genau dieses Dilemma ist besonders problematisch beim Zeitmanagement, wo uns keine Oma daran erinnert, dass wir nur ein Spielzeug bekommen.

Grundlagen des Entscheidens

Theorie wie Menschen zu Entscheidungen finden.

Im Allgemeinen funktioniert der Entscheidungsprozess in unserem Kopf in etwa so:

unser Gehirn generiert aus Erinnerungen und Wahrnehmungen Handlungsoptionen,
wir bewerten diese Optionen (bewusst oder unbewusst),
wir wählen die günstigste (je nach Situation z.B. die angenehmste, billigste, sicherste) Option.

Entscheidungsfindung in der Realität: Wahrnehmung und Gedächtnis filtern die Alternativen so gut vor, dass meist keine bewusste Entscheidung nötig ist.

In unseren Alltagsentscheidungen passiert der Großteil der Entscheidungsarbeit bereits in Schritt 1, indem Gedächtnis und Wahrnehmungsmechanismen die Möglichkeiten sehr stark ausfiltern, sodass wir in vielen Fällen nur an eine einzige Möglichkeit denken. Deshalb ist uns oft noch nicht einmal bewusst, dass wir gerade einen Entscheidungsprozess erleben. Da die Schritte 2 und 3 in vielen Fällen gar nicht nötig sind, ist unser eingebauter Entscheidungsmechanismus schnell überfordert, wenn doch einmal viele Optionen zur (bewussten) Auswahl stehen.

Die Überlastung

Das Problem ist, dass wir in einer Welt leben, wo wir unendliche Möglichkeiten haben, wie wir unsere Zeit verbringen können. Wir können lesen, Sport machen, fernsehen, Beiträge auf Social Media lesen oder anschauen oder uns mit Freunden treffen. Am Arbeitsplatz sind es Meetings, Anrufe, E-Mails, wieder Social Media (was wir in der Arbeitszeit nicht nutzen sollten, aber nachdem wir süchtig danach sind, lässt es sich auch nicht vermeiden, außerdem muss man auch Mitreden können), noch mehr Meetings, Berichte und die Mitarbeiterumfrage. Nebenbei wird auch noch erwartet, dass wir das erledigen, was eigentlich unsere berufliche Aufgabe wäre.

In dieser Überflutungssituation geben unsere normalen Filtermechanismen im Gehirn auf. Alles erscheint gleichermaßen wichtig und dringend. In so einem Fall lenken wir unsere Aufmerksamkeit immer dem letzten Reiz zu. Und das ist auch sinnvoll, denn diese Informationen sind gerade im Kurzzeitgedächtnis vorhanden. Wenn wir neue Informationen nicht weiterverarbeiten, vergessen wir sie.

Dadurch kommen wir allerdings in einen Arbeitsmodus, in dem wir immer versuchen das neueste abzuarbeiten, das gerade auf unserem Schreibtisch landet. Und das bringt einige Probleme mit sich:

Wenn neue Reize oder Aufgaben auftauchen bevor wir die letzte Sache abgeschlossen haben, enden wir mit einem Haufen angefangener, aber unvollendeter Aufgaben oder Gedankengänge.
Selbst wenn wir es schaffen die Arbeitslast in Echtzeit abzuarbeiten, muss das Gehirn ständig zwischen verschiedenen Kontexten wechseln, die für die jeweiligen Aufgaben nötig sind. Und das verbraucht mentale Energie.
Wenn wir uns immer nur auf die nächste kleine Sache konzentrieren, haben wir nie die Zeit und die Ruhe längerfristige, größere Dinge zu erreichen, ganz zu schweigen von der Möglichkeit in Ruhe über etwas nachzudenken, was für hochwertige Ergebnisse nun einmal nötig ist.

Die Folge ist ständige Überforderung, das Gefühl, nicht genug erledigt zu bekommen, und das Ausbleiben von Erfolgserlebnissen.

Die Lösung

Häufig wird die offensichtliche Lösung empfohlen, man solle doch Ablenkung vermeiden. Das Telefon ausschalten, nicht in die E-Mails schauen und die Bürotür schließen. Damit kann man sich kurzzeitig Luft verschaffen, um mal eine Stunde konzentriert zu arbeiten. Aber das ist nicht die Lösung für das eigentliche Problem. Wir müssen Informationen mit anderen austauschen. Für die meisten ist es Teil ihrer beruflichen Aufgaben erreichbar zu sein. Wir können uns nicht einfach alle eine Höhle suchen und meditieren. Wir brauchen eine Lösung, die in unserer modernen Alltagswelt funktioniert.

Deshalb müssen wir lernen, mit der Informationsflut um uns herum zurecht zu kommen. Und das schaffen wir, indem wir den Entscheidungsprozess in unserem Gehirn so unterstützen, dass unsere natürlichen Entscheidungsmechanismen wieder funktionieren. Und das geht so:

Das Gedächtnis entlasten durch Notizen und Erinnerungen.

Schreib dir nach einem Anruf oder einer Besprechung sofort auf, was davon später wichtig für dich ist und was du anderen vielleicht versprochen hast für sie zu erledigen. Damit kannst du deinem Kurzzeitgedächtnis erlauben die Information zu vergessen, und das wird es auch sofort tun, wenn du dich nicht mehr damit beschäftigst. Dadurch kannst du dich wieder der Aufgabe zuwenden, die du vor dem Anruf bearbeitet hast. Ideal ist es sogar, wenn du dir ein paar Sekunden Zeit nimmst, bevor du ans Telefon gehst und dir schnell irgendwo hinkritzelst, wo du gerade in der Aufgabe steckst. Dann ist der Wechsel zurück in diesen Kontext leichter. Wie auch immer du Notizen organisierst, wichtig ist,
- dass du schnell sein solltest. Das Aufschreiben kostet natürlich auch Zeit und diese solltest du so gering wie möglich halten. Außerdem ist die Information so noch am frischsten im Gehirn. Es geht dabei nicht um schöne Formulierungen oder die perfekte Rechtschreibung. Es muss gerade gut genug sein, damit du hinterher noch weißt, was du deinem zukünftigen Ich mitteilen wolltest.
- dass du deine Notizen im richtigen Moment wiederfindest. Der hingekritzelte Hinweis, wenn du zum Telefon greifst, kann gut auf einem fliegenden Zettel auf deinem Schreibtisch landen. Aber alles, was du nicht am selben Tag weiterverarbeiten kannst, solltest du dir an eine zentrale Stelle schreiben.
Für mich ist eine To-do-Liste der ideale Platz für die meisten Notizen, insbesondere Dinge, die mit meiner Arbeit zu tun haben. Ich weiß, dass alles was ich erledigt bekommen möchte an dieser einen Stelle zu finden ist. Und mit todoListo habe ich zu jeder Aufgabe ein großes Notizfeld, wo ich mir relevante Informationen dazuschreiben kann.
Informationen strukturieren und verschwinden lassen.

Wenn man zum ersten Mal alle Aufgaben aufschreibt, kann es sein, dass man sich noch mehr überfordert fühlt as vorher, denn da kann eine Menge zusammenkommen. Deshalb ist der nächste Schritt, die Aufgaben scheinbar zu reduzieren. Also quasi den Filterschritt, den das Gehirn für uns im Alltag automatisch übernimmt, selbst durchzuführen.

Eine einfache Maßnahme ist, dass man die Aufgaben so sortiert, dass die Dinge, die jetzt gerade relevant sind, vorn stehen. Noch besser ist es, Aufgaben nach Zeitabschnitten zu gliedern. Also alle Aufgaben, die du dir heute vornimmst, werden in einen Block oder Abschnitt gepackt. Für längerfristige Aufgaben kannst du dir Abschnitte für die kommenden Wochen oder Monate machen. Ich rate davon ab zu detailliert in die Zukunft zu planen, da sich bis dahin vieles ändern wird: die Aufgabe selbst, andere Aufgaben, die bis dahin auftauchen, oder die Wichtigkeit der Aufgaben. In todoListo kannt man die Abschnitte sogar zuklappen und sieht nur noch die anstehenden Aufgaben. Alle anderen sind visuell aus dem Weg.

Durch die bewusste Strukturierung der anstehenden Aufgaben bewahrt man das Gehirn davor, an all die Dinge gleichzeitig zu denken, die irgendwann noch erledigt werden müssen. Die Aufgaben und notwendigen Informationen dazu sind gespeichert, man muss sie sich also nicht ständig ins Gedächtnis rufen um sie nicht zu vergessen, und gleichzeitig sind sie aus dem Weg, man sieht nur noch die relevanten Optionen für heute.

Aufgaben in Zeitabschnitte zu strukturieren, bedeutet nicht, dass man all diese Aufgaben an diesem Tag abarbeiten muss (und schon gar nicht, dass man sich deswegen schlecht fühlen sollte). Es geht nur darum eine Vorauswahl zu treffen, was gute Optionen für heute sein könnten. Bis zur Mittagspause kann sich das alles schon wieder geändert haben und das ist vollkommen in Ordnung.

Wichtig ist, dass man diese Prozedur zur Gewohnheit macht. Es kann eine Weile dauern, bis man sie so ausgestaltet hat, dass sie in den eigenen Alltag passt und man kann sie mit der Zeit auch ändern. Der Hauptpunkt ist, dass man einen Überblick hat über all die Dinge, die man gern tun würde und dem Gehirn dabei zu helfen sich explizit zu entscheiden, welche der tausenden Möglichkeiten man wahrnimmt.

Wenn man nicht ständig nur auf den letzten Input reagiert, hat man mehr Kontrolle und kann auch längerfristige Aktivitäten erfolgreich zu Ende bringen. Und das führt zu den Erfolgserlebnissen, die viele von uns zu selten erleben.