Die Qual der Wahl

Alternativen schnell und flexibel abwägen

Die Situation

Wir haben eine gut gepflegte To-Do-Liste, idealerweise sogar annotiert mit Themenbereichen und in Zeiträume einsortiert, wann wir die Dinge erledigen möchten. Es ist Montagmorgen, wir öffnen die To-Do-Liste und sehen 10 Aufgaben, die Hälfte davon stammt vom Freitag als wir sie schon nicht geschafft oder keine Lust dazu hatten. Als nächstes schauen wir in unsere E-Mails. Viel Spam, drei Kleinigkeiten, die wir kurz beantworten können und vier größere Brocken, die länger brauchen. Am liebsten würde man den Computer direkt wieder ausschalten und sich zurück ins Bett verkrümeln.

Je nachdem, ob man eher zum prokrastinieren oder präkrastinieren neigt, werden wir entweder so tun als gäbe es die Liste nicht und werden in der Kaffeeküche schauen, ob wir jemandem für ein Schwätzchen finden, oder wir brechen in Panik aus. Beides erledigt uns die Aufgaben nicht. Wir brauchen einen Einstiegspunkt. Mit einer Aufgabe müssen wir anfangen, die Frage ist: mit welcher?

Die folgenden Tipps funktionieren auch für jede andere Art von Entscheidungen, wo man bewusst Alternativen abwägt: egal ob es um den neuen Fernseher, den nächsten Karriereschritt oder eine Geldanlage geht.

Die Standardlösung

Das Internet ist voll mit Ratschlägen, wie man die Wahl zu treffen habe. Oft genannt wird die Eisenhower-Methode, bei der man alle Aufgaben klassifiziert: einerseits nach Wichtigkeit (wichtig oder unwichtig) und nach Dringlichkeit (dringend und nicht dringend). Dadurch hat jede Aufgabe eine Kombination aus Wichtigkeit und Dringlichkeit, wobei man unwichtige Aufgaben delegieren soll, sofern sie dringend sind oder sie gar nicht tun soll, wenn sie nicht dringend sind. Wichtige und dringende Aufgaben soll man sofort erledigen und die wichtigen undringenden für später aufheben. Das Modell sagt mir aber nicht, was passiert, wenn ich viele wichtige und dringende Aufgaben haben. Und wenn ich verpasse, die Aufgabe wegzuwerfen, wenn sie noch nicht dringend ist, soll ich sie dann delegieren (was übrigens auch Zeit kostet)?

Auch die Einteilung in zwei Stufen ist nicht ganz einfach. Es gibt bestimmt wichtigere und unwichtigere Aufgaben, aber die nicht-superwichtigen sind nicht automatisch unwichtig. Jetzt könnte man das Schema erweitern und mehrere Wichtigkeitsstufen, vielleicht fünf, einführen. Aber selbst das ist nicht ganz einfach. Vielleicht ist eine Aufgabe deshalb wichtig, weil ich damit ein größeres Thema abschließen kann und damit den Kopf für neue Dinge frei bekomme und eine andere, weil mich die Kollegin dann nicht mit weiteren Nachfragen nervt.

Gern wird auch versucht, nicht nur die erste Aufgabe auszuwählen, sondern gleich einen kompletten Plan aufzustellen: von 8 bis 9 erledige ich A, dann habe ich eine Besprechung bis um 10, dann kommt Aufgabe B. Dafür muss ich wissen, wie lange die Aufgaben dauern werden. Gerade in der IT-Branche ist es ein beliebtes Spiel abzuschätzen wie lange man für eine Aufgabe brauchen wird. Und gerade in der IT-Branche funktioniert das nicht, weil der größte Unsicherheitsfaktor in der Zeitschätzung die Fehler sind. Programmierfehler baut man natürlich nicht bewusst ein, das sind genau die Dinge, die man nicht bedacht hat oder eben irgendwie falsch macht. Einen Fehler zu beheben kann locker zwischen einer halben Stunde und einer halben Woche dauern und niemand kann es vorhersagen.

Selbst bei Aufgaben, die einfacher abzuschätzen sind, kostet die Zeitschätzung auch Zeit. Und was habe ich damit gewonnen? Wenn ich länger brauche als geschätzt, werde ich mich schlecht fühlen, weil ich meine selbstgesteckten Vorgaben nicht erfüllt habe und obendrein in Stress geraten, weil mein Zeitplan nicht mehr funktioniert. Und wenn ich schneller bin? Soll ich dann die Zeit aussitzen, die ich zu viel veranschlagt habe? Natürlich nicht! Das heißt, egal was ich schätze, die Realität wird immer die gleiche sein: die Aufgabe dauert so lang wie sie eben dauert und danach kann ich die nächste anfangen.

Ein weiterer Aspekt sind die eigenen Bedürfnisse. Manche Dinge tut man gern, andere würde man lieber wegzaubern. Auch hier findet man eine Menge gut gemeinter Ratschläge: man sollte mit dem schwierigsten, unangenehmsten oder größten Brocken anfangen, dann hätte man den zumindest schon mal erledigt. Anders herum kann es helfen, mit einer einfachen oder angenehmen Sache anzufangen um überhaupt in die Gänge zu kommen (Stichwort Montagmorgen!).

All diese Tipps sind nicht vollkommen falsch, aber einerseits vereinfachen sie die Situation indem sie sie auf einfache Metriken reduzieren und andererseits verkomplizieren sie die Auswahl, weil man diese Metriken erst einmal bestimmen muss. Der Hintergrund dieser Vorgehensweise (erst alles nach einem bestimmten Schema bewerten und dann das beste auswählen) ist Optimierung. So wie man Abläufe in Fabriken optimiert, versucht man auch den Rest des Lebens zu optimieren.

Optimierung ist jedoch ein rein mathematisches Konzept – von Mathematikern erfunden und für mathematische Probleme erdacht. Trotzdem wird dieses Konzept meist auch als Goldstandard für die echte Welt angesetzt. Dabei hat die emprisische Wissenschaft herausgefunden, dass Optimierung im echten Leben nur selten funktioniert, nämlich nur für gut strukturierte Probleme, die gewissermaßen wie Mathematikaufgaben mit allen Parametern vorgegeben sind. Bei den Herausforderungen des täglichen Lebens funktionieren andere Strategien besser.

Die richtige Lösung

Diese Strategien werden oft unter dem Begriff Heuristiken zusammengefasst, wobei damit sehr unterschiedliche Dinge gemeint sein können. Wir betrachten hier drei Verfahren, von denen in Experimenten gezeigt wurde, dass sie von Menschen intuitiv angewendet werden und zu guten Ergebnissen führen (perfekte Ergebnisse können wir sowieso nicht erwarten, die gibt es nur in der Mathematik).

Strategie 1: Bauchgefühl

Das Bauchgefühl genießt keinen guten Ruf, gilt es doch als subjektiv und unzuverlässig. Dabei ist es unser wertvollster Begleiter. Eine einfache und sinnvolle Strategie ist daher, unsere Liste von 14 Aufgaben einmal durchzulesen und wenn dabei eine Aufgabe hervorsticht als die wäre ok, damit kann ich anfangen, dann nicht weiter fragen, sondern machen! Es gibt ja einen Grund, warum diese Aufgabe auf unserer To-Do-Liste ist, also wird sie nicht völlig unwichtig sein und wenn wir jetzt gerade Lust darauf haben (oder zumindest keine zu große Abneigung), ist zumindest schon mal eine erledigt.

Wenn wir stattdessen versuchen die allerwichtigste oder sonst irgendwie beste Aufgabe auszusuchen, verschwenden wir Zeit mit der Auswahl. Außerdem passiert es mir oft, dass ich die Motivation für eine Aufgabe verliere, wenn sie längere Zeit unerledigt auf meiner Liste steht. Also lieber den Moment nutzen, wo man sich danach fühlt.

Strategie 2: Aussortieren

Schon in den 1970er Jahren wurde die elimination by aspects Heuristik beschrieben. Dabei geht man durch die Liste und elimiert Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium, z.B. nach meiner persönlichen Motivation in diesem Moment oder nach einem der anderen Kriterien, die oben beschrieben sind. Ich würde also alle Aufgaben, auf die ich gerade gar keine Lust habe, erstmal zur Seite schieben (in todoListo würde ich dafür einen eigenen Zeitraum definieren, also einen Kasten, in den ich diese Aufgaben erstmal wegschieben kann).

Wenn keine Aufgabe übrig bleibt, könnte ich entweder an anderen Tagen nach einer Aufgabe suchen, die mir mehr Spaß macht und zu der ich mich eher aufraffen kann. Oder ich nehme mir die Aufgaben vor, die ich gerade aussortiert habe und bewerte sie noch einmal nach einem anderen Gesichtspunkt, z.B. welche Aufgaben können bis nächste Woche warten?

Wenn mehr als eine Aufgabe übrig bleibt, kann man ebenfalls eine weitere Aussortierrunde starten oder man kann auf eine der anderen Strategien umsteigen.

Strategie 3: Paarweise Vergleiche

Egal wie viele Alternativen wir auf der Liste haben, es soll am Ende nur eine stehen bleiben. Das kann man ganz einfach erreichen, indem man immer zwei Alternativen gegeneinander vergleicht. Ich nehme mir also die ersten beiden Aufgaben auf meiner Liste vor: wenn ich nur diese beiden Aufgaben auf der Liste hätte, welche davon würde ich als erste erleidgen? Als Kriterien kann man sich an den Standardtips (Wichtigkeit, Dringlichkeit, Motivation, …) orientieren, es kann aber auch ein reine Bauchentscheidung sein.

Die Aufgabe, die gewinnt, kommt in die nächste Runde und wird mit der dritten Aufgabe auf der Liste verglichen. Die Kriterien dürfen dabei völlig andere sein als die, die man für den ersten Vergleich herangezogen hat. Wichtig ist nur, dass man sich für eine Aufgabe entscheidet und mit dieser als aktuellem Favoriten weitermacht.

Trotzdem kann es auch hier passieren, dass man sich nicht direkt zwischen zwei Alternativen entscheiden kann. Auch das ist ok, dann hat man eben erst einmal zwei Favoriten. Das ist immer noch besser als die ursprünglichen 14 Alternativen.

Wenn gar nichts geht

Es gibt auch Momente, wo all diese Strategien nicht helfen. Man sitzt dann in einem von zwei Extremen: man hat ganz viel zu tun und alles erscheint gleich wichtig oder man hat so gut aussortiert, dass gar nichts wichtig oder interessant genug erscheint um sich dafür aufzuraffen.

Im ersten Fall, wenn man das Gefühl hat, man müsste mehrere Sachen unbedingt sofort erledigen, hilft immer erstmal tief durchzuatmen und die Perspektive neu zu finden. Eine Frage, die mir immer hilft: Wieviele Menschen werden sterben, wenn ich X nicht oder zu spät erledige? Wenn die Antwort mindestens einer lautet, dann ist tatsächlich Aktionismus angesagt, in allen anderen Situationen ist niemandem geholfen, wenn man sich selbst in den Herzinfarkt treibt.

Langfristig sollte man überlegen, warum man so viele wichtige Dinge auf der Liste hat. Will ich das alles schaffen, weil ich so pflichbewusst bin oder hat es mir jemand aufgedrückt? Wurden Stellen im Unternehmen abgebaut oder ist eine Stelle unbesetzt und deshalb muss ich jetzt den Job von zwei Leuten machen? Oder habe ich so viele Interessen, dass ich die Aufgaben von mir aus gern erledigen möchte, aus Neugier oder um mich zu beweisen? Ist es ein temporäres Problem, weil gerade viele Kundenanfragen kommen oder KollegInnen im Urlaub sind? Je nach Antwort kann man an der entsprechenden Lösung arbeiten, zum Beispiel die eigenen Ansprüche herunterschrauben oder mit dem oder der Vorgesetzten sprechen. Und vielleicht ist gerade jetzt, wo alles so gleichzeitig wichtig erscheint, der richtige Moment, diese Überlegungen anzustellen.

Und dann sollte man irgendwie ins Machen kommen. Eine Aufgabe zu erledigen (oder zumindest anzufangen) ist immer noch besser als in der Entscheidungslähmung zu verharren und gar nichts zu schaffen. Wenn man sich überhaupt nicht entscheiden mag, hilft ein Würfel oder eine Münze weiter: dann lassen wir eben den Zufall entscheiden. Wichtig ist auch, diese Aufgabe mit Ruhe und Hingabe zu erledigen und nicht zu versuchen sie schnell abzufrühstücken um dann die anderen zu erledigen. Meistens führt das zu schlechteren Ergebnissen und die Korrekturen, die es nach sich zieht, sind oft aufwendiger als wenn man die Arbeit gleich ordentlich macht (ohne sich natürlich in unnötigen Details zu verlieren: Perfektionismus zur richtigen Zeit (Oder wie man Faulheit zum Vorteil macht)).

Manchmal passiert auch das Gegenteil: wenn man die Aufgaben auf der Liste genauer anschaut, verlieren sie alle ihre Wichtigkeit und man hat das Gefühl, gar nichts zu tun zu haben. Über diese Situation sollte man sich erstmal freuen. Man wird nicht getrieben, es gibt keinen Grund zu hetzen. Perfekt! Man hat Zeit! Und diese Zeit kann man nutzen.

Wenn man diesen Luxus außerhalb der Arbeitszeit hat, kann man einfach mal nichts tun. Man kann ein Nickerchen machen, aus dem Fenster schauen, spazieren gehen, Sport machen, ein Buch lesen oder was auch immer einem Freude bereitet. Manchmal fallen uns diese Möglichkeiten gar nicht ein, wenn wir es gewohnt sind, von einer wichtigen Aufgabe zur nächsten zu hetzen.

Ansonsten kann man solche Zeiten nutzen, um Ordnung zu schaffen und sich auf Zeiten vorzubereiten, die nicht mehr so ruhig sind: das E-Mail-Postfach aufräumen, die Reisekostenabrechnung erledigen, die Kaffeemaschine reinigen und eben Aufgaben zu erledigen, die man sonst nicht priorisiert. Oder man nutzt die Zeit für Weiterbildung oder feilt an Dingen, die nicht superwichtig sind, aber noch ein wenig besser gelöst werden könnten als bisher. Und wenn man im Job tatsächlich so unterfordert sein sollte, dass man gar keine sinnvolle Beschäftigung findet, sollte man die Zeit vielleicht nutzen um sich nach einer neuen Stelle umzusehen.

Egal wie man Aufgaben auswählt oder sonstige Entscheidungen abwägt: am Ende muss ein einziges Ergebnis her. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern darum, überhaupt in die Gänge zu kommen (oder festzustellen, dass man gar nicht in die Gänge kommen muss, was natürlich noch besser ist).